Microsoft Power Platform: Echter Game-Changer zur Digitalisierung ERP-naher Geschäftsprozesse?

Jeden Tag hören wir von der Notwendigkeit der Digitalisierung und wie sie unser tägliches Geschäft revolutioniert. So weit, so gut. Doch die wahre Herausforderung liegt nicht in der Erkenntnis, dass wir digitalisieren müssen, sondern in der tatsächlichen Umsetzung dieser Transformation. Viele Verantwortliche stehen vor strategischen und operativen Hürden, wenn es darum geht, hochindividuelle, unternehmensspezifische Prozesse in ein bestehendes ERP-System zu integrieren.

Früher war die Devise klar: Wir passen das ERP-System aufwendig an unsere Prozesse an. Heute jedoch hat sich das Blatt gewendet. Die neue Strategie lautet: „Wir bleiben prozessual nah am Standard des ERP-Systems.“ Warum dieser Wandel? Individualisierungen erfordern mehr als nur Customizing; sie benötigen spezifische Programm-Codes. Dies führt nicht nur zu höheren Anpassungskosten, sondern auch zu längeren Bereitstellungszeiten und dauerhaft erhöhtem Wartungsaufwand. Hinzu kommen Risiken für Systemstabilität, Skalierbarkeit und Kompatibilität mit zukünftigen Upgrades. Viele Unternehmen machen diese negativen Erfahrungen gerade beim Upgrade auf Microsoft Business Central oder SAP S4 Hana.

Aber bedeutet das nun, dass individualisierte Geschäftsprozesse und Nähe zum ERP-Standard nicht zusammengehen? Keineswegs! Hier kommt die Microsoft Power Plattform ins Spiel. Besonders interessant für Unternehmen, die bereits auf Microsoft Office oder Teams setzen, bietet diese Plattform eine Lösung für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, ohne den ERP-Standard zu verbiegen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was die Power Platform kann, welche Vorteile sie bietet und wie Sie den Einstieg in die Prozessdigitalisierung mit dieser Plattform erfolgreich meistern können. Lassen Sie uns gemeinsam diese Reise antreten und die Möglichkeiten entdecken, die vor uns liegen. Willkommen in der Zukunft der digitalen Transformation!

Die Power Platform ist eine umfangreiche „Tool-Suite“ für diverse Anwendungsfälle

Mit der Power Platform offeriert Microsoft ein vielseitiges und umfangreiches Gesamtpaket zur Prozessdigitalisierung. Dies ist insbesondere attraktiv für Unternehmen, die bereits im Microsoft „Universum“ mit Dynamics 365, Office oder anderen Microsoft Produkten unterwegs sind, oder solchen, die gerade vor einem Upgrade, z.B. vom Vorgängerprodukt „NAV“ auf Business Central stehen.  So kommt die Plattform mit einer ganzen Suite an Tools daher, um Geschäftsprozesse mit hoher Effizienz und Flexibilität zu digitalisieren.

Mit den Komponenten: „Power Apps“, „Power Automate“, „Power BI“, „Power Virtual Agents“ sowie dem sogenannte „Dataverse“ wird ein umfassendes, in sich und mit Microsoft Produkten integriertes Ökosystem zur Automatisierung und Analyse von Geschäftsabläufen sowie Entwicklung und Bereitstellung benutzerdefinierter Geschäftsanwendungen bereitgestellt.

• Power Apps: Ermöglichen die Erstellung benutzerdefinierter „Low“-/„No-Code“-Apps mit intuitiven Benutzeroberflächen und Funktionen. Hierbei können die Apps über das Microsoft Dataverse nahtlos mit vorhandenen Datenquellen integriert werden, ohne dass umfangreiche Programmierarbeiten erforderlich sind (Low-Code-Konzept). Dies funktioniert besonders gut mit den Dynamics 365 Geschäftsanwendungen Business Central und CRM und anderen Digital Workspace Produkten von Microsoft wie z.B. Teams, Microsoft 365, Office oder Outlook.
• Power Automate: Früher bekannt als Microsoft Flow, automatisiert Power Automate wiederkehrende Aufgaben und Workflows über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg. Es bietet eine umfangreiche Auswahl an Konnektoren, die eine nahtlose Integration mit verschiedenen (ERP-)Systemen ermöglichen und somit die Orchestrierung komplexer Geschäftsprozesse ohne individuelle Codierung ermöglichen.
• Power BI: Ermächtigt Benutzer, Daten aus verschiedenen Quellen durch interaktive Dashboards und Berichte zu visualisieren und zu analysieren. Durch direkte Verbindung zum Microsoft Dataverse, anderen ERP-Datenbanken oder Data Warehouses ermöglicht Power BI Organisationen, handlungsrelevante Einblicke in ihre Geschäftstätigkeit zu gewinnen, Trends zu identifizieren und fundierte Entscheidungen in Echtzeit zu treffen.
• Power Virtual Agents: Ermöglicht es Organisationen, KI-gesteuerte Chatbots zu erstellen, die Kundeninteraktionen und Supportanfragen automatisieren. Diese Chatbots können mit ERP-Systemen verbunden werden, um einen sofortigen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen, Selbstbedienungstransaktionen zu erleichtern und die gesamte Kundenerfahrung zu verbessern.
• Dataverse: das Dataverse ist die zentrale Datenplattform für alle Anwendungen der Power Platform. Auf dieser Basis kann eine integrierte, skalierbare und sichere Gesamtlösung insbesondere auch mit den Geschäftsanwendungen Business Central und CRM geschaffen werden und es müssen keine separaten Schnittstellen individuell programmiert werden.

Mit der Nutzung der Power Platform können Unternehmen in vielerlei Hinsicht profitieren

Mit den vorhandenen Tools aus der Power Platform lassen sich ERP-Geschäftsprozesse einfach und schnell digitalisieren. Eine enge Verzahnung mit dem ERP-System stellt sicher, dass hier kein „Verbiegen“ des ERP-System-Standards erforderlich ist. Der Vorteil: Die Integration erfolgt für den Endbenutzer unsichtbar.

Darüber hinaus profitieren Unternehmen insbesondere von …

• … einer kurzen Umsetzungsdauer: Der „Low-„/“No-Code“-Ansatz von Power Apps und Power Automate ermöglicht es, benutzerdefinierte Lösungen in einem Bruchteil der Zeit zu erstellen und bereitzustellen, die für „traditionelle“ Entwicklungsmethoden und Programmierung erforderlich sind.
• … hoher Kosteneffizienz: Durch das Minimieren von „echter“ Programmierung und dem damit verbundenen Reduktionspotential insbesondere externer IT-Spezialisten können Organisationen die Gesamtbetriebskosten im Zusammenhang mit Digitalisierungsinitiativen erheblich senken und gleichzeitig die Investitionsrendite maximieren.
• … potentiell niedrigeren Lizenzkosten: Durch das Auslagern von Prozessen aus dem ERP-System lässt sich in vielen Fällen der ERP-Lizenzbedarf senken. Denn, der Großteil der Mitarbeiter nutzt meist nur einen sehr kleinen Teil der ERP Funktionalitäten, benötigt jedoch dennoch hierfür eine meist recht teure ERP Lizenz.
• … einer Senkung des Umsetzungsrisikos: Die Out-of-the-Box-Konnektoren und Vorlagen, die von der Power Platform bereitgestellt werden, minimieren das Risiko von Fehlern und gewährleisten die Kompatibilität mit bestehenden Systemen sowie bei Upgrades, wodurch die Zuverlässigkeit, Stabilität und Sicherheit der Gesamtarchitektur verbessert werden.
• … höherer Unabhängigkeit: Die intuitive Benutzeroberfläche und das benutzerfreundliche Design der Power Platform ermöglichen es technisch affinen Geschäftsanwendern, die Digitalisierung der eigenen Prozesse selbst in die Hand zu nehmen. So ist es zumindest bei kleineren Umsetzungsthemen nicht mehr zwingend erforderlich diese bei der eigenen IT-Organisation oder einem externen Dienstleister zu beauftragen. Dies schafft Geschwindigkeit und reduziert Kosten.
• … hoher Flexibilität und Skalierbarkeit: Die modulare Struktur der Power Platform ermöglicht es, erst einmal klein anzufangen und digitale Initiativen nach Bedarf schrittweise auszubauen, ohne den Betrieb zu stören.

Aller Anfang ist LEICHT: wie Unternehmen mit der Power Platform durchstarten können

Welcher Einstieg in die Prozessdigitalisierung mit der Power Platform der Richtige ist, hängt von der Beantwortung von wenigen Fragen ab. (1) Wie hoch ist der Handlungsdruck? (2) Welches Vorwissen ist in der Organisation vorhanden? (3) Nutzt das Unternehmen bereits Cloud-Services von Microsoft?

Losgelöst davon, empfiehlt sich ein Vorgehen entlang der folgenden sechs Schritte:

1. Power Platform Kennenlernen

Unternehmen sollten sich zunächst mit den verschiedenen Komponenten der Power Platform vertraut machen, insbesondere mit Power Apps (z.B. „Canvas“- und „Model-Driven“-Apps) und Power Automate. Diese werden am häufigsten für die Digitalisierung von Prozessen verwendet. Durch das Verständnis der Funktionen und Möglichkeiten dieser Tools können Unternehmen besser einschätzen, welche Prozesse sinnvoll mit der Power Platform außerhalb der klassischen ERP-Systeme umgesetzt werden können.

2. Geschäftsprozesse identifizieren

Im zweiten Schritt gilt es dann manuelle oder ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu priorisieren, die für eine Automatisierung oder Digitalisierung in Frage kommen. Dies können beispielsweise Genehmigungsworkflows, Datenerfassungsformulare oder Berichtsprozesse sein, die bisher nur auf Papier basieren oder bislang nur als Individualentwicklung in einem ERP-System umgesetzt sind. Damit eröffnet sich dann auch neuer gestalterischer Spielraum, wenn es im Zuge eines Upgrades von Microsoft NAV auf Business Central darum geht, in Zukunft näher am Standard zu sein und Prozesse herauszulösen, die aktuell im ERP System individuell abgebildet sind.

3. Anforderungen identifizieren

Basierend auf den Geschäftsprozessen können dann Anforderungen zur Umsetzung mit der Power Platform abgeleitet werden. Hierbei ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ziele zu treffen, um den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen.

4. Prototypen bauen

Auf Basis der priorisierten Geschäftsprozesse und den Anforderungen können dann zunächst Prototypen von Power Apps oder Power Automate-Workflows erstellt werden. Damit lassen sich Tests durchführen, wie die Power Platform in der Praxis funktioniert und wie gut sie sich in die bestehenden Abläufe integrieren lässt. Diese Prototypen können auch dazu dienen, Feedback von den Benutzern einzuholen und die Lösungen entsprechend anzupassen.

5. Piloten implementieren

Nach erfolgreicher Validierung der Prototypen kann die Pilotimplementierung der Power Platform-Lösungen in ausgewählten Bereichen oder Abteilungen beginnen. Dabei ist es wichtig, den Fortschritt und die Leistung der implementierten Lösungen kontinuierlich zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

6. Power Platform skalieren

Ist die Pilotierung erfolgreich verlaufen, können die Power Platform-Lösungen dann auf weitere Bereiche oder Abteilungen ausgeweitet und schrittweise im gesamten Unternehmen ausgerollt werden. Dabei ist es wichtig, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen und zu unterstützen, um sicherzustellen, dass sie die neuen Tools effektiv nutzen können.

Durch diesen schrittweisen und pragmatischen Umsetzungsansatz wird die Organisation mit den Möglichkeiten der Nutzung der Power Platform sukzessive vertraut gemacht, sodass die digitale Transformation der Geschäftsprozesse von der eigenen Organisation selbstständig vorangetrieben werden kann.

Grundsätzlich empfiehlt sich die Unterstützung durch erfahrende Experten. Wir von Horn & Company analysieren Ihre Geschäftsprozesse und erstellen ein maßgeschneidertes Konzept für die Digitalisierung mit Power Platform und ERP-System. Neben Analyse und Konzeption stellen wir auch Umsetzungs-Manpower aus unserem Beratungs-Ökosystem bereit.